Tratamiento de datos

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD HIERBAS Y PLANTAS TROPICALES S.A.S. – HIPLANTRO


I.          OBJETIVO Y ALCANCE

 

La presente política regula el tratamiento de los datos personales de los aliados, empleados, contratantes, contratistas, proveedores, usuarios, clientes, consumidores y de cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados (en adelante se denominarán Titulares o Titular) por la sociedad HIERBAS Y PLANTAS TROPICALES S.A.S. (en adelante HIPLANTRO) identificada con el NIT 811.012.366-4, domiciliada en Envigado, Antioquia, en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento, y la misma tiene como finalidad garantizar los derechos de los Titulares, informar los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos, preguntas, quejas y reclamos y dar a conocer el tratamiento al que será sometida toda su información personal (en adelante denominada Datos Personales) dentro de la actividad comercial y la finalidad del mismo, ajustándose a la normativa vigente en Colombia.

 

II.          AUTORIZACIÓN

 

HIPLANTRO, sus empleados y terceros autorizados deberán obtener el consentimiento previo a recolectar los Datos Personales, el cual podrá consultarse o verificarse por parte del Titular o cualquier autoridad competente en la materia.

 

Para ello, HIPLANTRO pone a disposición de los Titulares la autorización para el tratamiento de sus datos personales en los diversos escenarios en los cuales realiza la obtención de los mismos, tanto de manera física como digital, a través  del formato de autorización donde se informa al titular sobre el tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales, incluyendo las finalidades, sus derechos, los canales de ejercicio de sus derechos y la información relacionada sobre la Política de Protección de Datos Personales.

 

III.          TRATAMIENTO

 

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el  Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las regulen o complementen, HIPLANTRO, en el curso de sus actividades mercantiles recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, anonimizará, indexará, segmentará, realizará perfiles, compendiará, procesará, transmitirá, transferirá, efectuará verificación de los Datos Personales, efectuará cobros y compartirá información con centrales de riesgos, en caso de que esto sea necesario y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. En este orden, los Datos Personales Tratados por HIPLANTRO estarán sometidos únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean autorizadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.

 

IV.          FINALIDADES

 

HIPLANTRO y quienes, previa autorización del Titular, tengan acceso a los Datos Personales por Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento con las siguientes finalidades: (i) Ofrecer programas de fidelización para el consumidor final, promociones y descuentos; (ii) Informar la existencia de nuevos productos y servicios, propios y de terceros; (iii) Seguir el comportamiento de los titulares, teléfonos móviles y sus preferencias de consumo; (iv) Realizar perfiles de los Titulares, usuarios de plataformas o páginas web de propiedad de HIPLANTRO, a partir de sus preferencias de consumo y de su comportamiento en internet y teléfonos móviles; (v) Enviar información sobre novedades, noticias y promociones propias y de terceros; (vi) Enviar información sobre programas de CRM, propios y de terceros; (vii) Precisar, analizar y optimizar los productos y servicios existentes y futuros, propios y de terceros; (viii) Exportar información sobre el recurso humano, riesgos crediticios y el control y prevención del lavado de activos; (ix) Construir bases de datos segmentadas; (x) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, sea por sí mismo o a través de terceros con quienes se contrate a tal efecto; (xi) Promocionar y mercadear productos y servicios nuevos y existentes, propios y de terceros; (xii) Seguir, medir y registrar la capacidad de gasto y consumo de los Titulares; (xiii) Indexar información y Datos Personales a partir del comportamiento de los Titulares y sus preferencias de consumo; (xiv) Geo-localización; (xv) Llevar a cabo análisis estadístico de los datos recolectados para optimizar el funcionamiento del servicio prestado; (xvi) Para garantizar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo por cualquiera plataforma electrónica o de la página web ; (xvii) Personalizar la página web y/o aplicaciones para teléfonos móviles de acuerdo a los gustos e intereses del usuario final; (xviii) Para cumplir a cabalidad con los contratos o transacciones celebrados con los clientes y usuarios, de acuerdo con sus finalidades para ofrecer los productos y/o servicios de HIPLANTRO; (xix) Para complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los usuarios y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes; (xx) Para enviar información y ofertas comerciales de los productos de HIPLANTRO, así como realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de productos y/o servicios que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer; (xxi)  Para elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los productos que fabrica, comercializa, vende y distribuye; (xxii) Para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el producto y/o servicio ofrecido a través de HIPLANTRO para fines comerciales, administrativos y/o operativos; (xxiii) Para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xxiv) Para identificar a los usuarios cuando ingresen a sus Sitios Web; (xxv) Para proceder a la facturación y cobro del producto y/o servicio; (xxvi) Para compartir los Datos Personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de HIPLANTRO, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos, compañías de transporte y mensajería, agencias de publicidad, almacenes de venta por departamentos, hard discount o grandes superficies; (xxvii) Realizar la transmisión o transferencia de los datos con terceras personas jurídicas o naturales.

 

HIPLANTRO velará porque las políticas de los terceros que accedan o traten los Datos Personales tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos.

 

El Titular reconoce expresamente que la información comercial recolectada será utilizada para fines comerciales lo cual incluye el envío de información comercial, promocional y publicitaria relacionada con los productos y/o servicios que HIPLANTRO ofrece, lo cual podrá ejercerse a través de (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS), por whatsapp o telegram y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos).

 

V.          DERECHOS DEL TITULAR

 

El Titular, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, cuenta con los siguientes derechos:

 

(i)               Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

(ii)             Solicitar prueba de la autorización otorgada;

(iii)            Ser informado, acerca de los usos o Tratamiento otorgado a los Datos Personales del Titular, previa consulta por parte de éste;

(iv)           Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones legales sobre la materia, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directo;

(v)            Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y;

(vi)           Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular todos los legitimados presentando el documento respectivo.

 

VI.          CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN

Para el desarrollo de sus actividades comerciales y la correcta comercialización de sus productos y prestación del servicio ofrecido, HIPLANTRO recolectará la información que a continuación se describe:

        Información de identificación personal, incluida pero no limitada a: nombres y apellidos, número de cédula o identificación, edad, teléfono, dirección y otro tipo de información que permita identificar a los usuarios.

        Información personal para contratar los servicios o adquirir los productos, a saber: (i) Nombres y apellidos; (ii) número de cédula o identificación; (iii) Dirección; (iv) Dirección de correo electrónico; (v) Fecha de nacimiento; (vi) Número telefónico; (vii) Datos relacionados con el medio de pago; (viii) Información profesional, títulos y referencias tanto personales como profesionales; (ix) Cualquier otra requerida para la prestación de los servicios y la adquisición de los productos ofrecidos.

 

Los productos y servicios ofrecidos por  HIPLANTRO van dirigidos a mayores de edad, por lo anterior, los menores de edad, deberán abstenerse de suministrar información personal para ser incluida en nuestras bases de datos.

 

VII.          DATOS SENSIBLES

 

En el ejercicio de su objeto comercial HIPLANTRO puede recolectar y tratar Datos Sensibles, tales como, pero sin reducirse a: (i) Imágenes, fotografías y/o grabación de voz; (ii) información relativa a la filiación política, religiosa o filosófica; iii) información relativa a salud, género y, en general, iv) cualquier información cuyo Tratamiento puede involucrar la discriminación de los Titulares.

 

En dichos casos, se informará a los Titulares para que den un consentimiento independiente y libre sobre el Tratamiento de tales Datos Sensibles, los cuales serán tratados con los estándares de seguridad más altos.

 

HIPLANTRO no tratará datos sensibles de menores de edad, definidos éstos últimos por la Ley 1581 de 2012 como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición.

 

VIII.          PROCEDIMIENTOS

 

Con el fin de que el Titular pueda ejercer sus derechos, a continuación, se exponen los procedimientos existentes y aplicables al tratamiento de sus Datos Personales.

 

Dichos derechos solo podrán ser ejercidos por el Titular de la información, sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad; para ello, HIPLANTRO pone a disposición del Titular, en su página web www.lateresita.co , el formato denominado “Formato de Quejas, Reclamos y/o Solicitudes – Tratamiento de Datos Personales” e indica los documentos que debe anexar al mismo.

 

Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus datos personales, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, el Titular deberá contactarse con HIPLANTRO, mediante un correo electrónico que deberá ser dirigido a: servicioalcliente@hiplantro.com

 

a.     Consultas.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, HIPLANTRO cuenta con mecanismos adecuados para que los titulares de la información, directamente o a través de sus representantes, causahabientes o apoderados, ejerzan su derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.


b.     Reclamos.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular sus causahabientes o representantes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo reglamentan o complementan o cuando quieran revocar la autorización del tratamiento de datos personales otorgada, podrán presentar un reclamo ante HIPLANTRO, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo lo deberá presentar el Titular, sus causahabientes o su representante, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que para tal efecto propone HIPLANTRO. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene HIPLANTRO una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Para todos los efectos, la solicitud de supresión de datos y la revocatoria de la autorización del tratamiento de datos, se tramitarán como un reclamo y a éstos les aplicarán los términos indicados en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y contemplados en el literal b, anterior, de la presente Política.


        Supresión.

 

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a HIPLANTRO la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012; hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o; se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HIPLANTRO. No obstante, la empresa podrá negar el ejercicio del mismo cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas o; los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.


        Revocatoria de la Autorización.

 

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, HIPLANTRO establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que HIPLANTRO deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que HIPLANTRO, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

 

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a HIPLANTRO indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

 

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular e HIPLANTRO, por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal, no podrá ser revocado al momento de la solicitud, pero sí de manera posterior, cuando se elimine el impedimento, hecho que deberá manifestar HIPLANTRO en la respuesta a la solicitud.

 

   IX.          TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

 

El Titular autoriza expresamente a HIPLANTRO para transferir y/o transmitir sus Datos Personales a terceros (aliados comerciales, proveedores, clientes, contratistas) quienes, en calidad de Responsables y/o Encargados de la información, podrán tratar los Datos Personales para realizar las gestiones que resulten necesarias para que HIPLANTRO pueda brindarle productos y/o servicios de alta calidad al Titular.

 

En cualquier caso, el tercero que reciba los Datos Personales transferidos o transmitidos por HIPLANTRO, estará obligado a ajustarse a esta Política de Tratamiento y al estricto alcance de la autorización que previamente haya dado el Titular de los datos para realizar su respectivo tratamiento.

 

 

X.          TRANSFORMACIONES, DISOLUCIÓN, LIQUIDACIÓN, ESCISIÓN O FUSIÓN.

 

El Titular autoriza expresamente a HIPLANTRO para compartir sus Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles, a personas jurídicas distintas a HIPLANTRO que surjan como consecuencia de la disolución, fusión, escisión y liquidación de HIPLANTRO. De esa forma, en caso que HIPLANTRO sufra transformaciones, bien sea por que se constituyó una nueva persona jurídica, independientemente de su tipo societario o por que este haya transferido todo su patrimonio a una persona jurídica ya constituida, todos los Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles, serán transferidos o transmitidos conforme a las disposiciones de esta Política de Protección de Datos.

 

 

XI.          SEGURIDAD

 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, HIPLANTRO adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y archivos que contienen los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

HIPLANTRO mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información o almacenamiento de los mismos.

 

 

XII.          CONTACTO

 

Para atender cualquier inquietud, consulta, queja, reclamo o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus Datos Personales, particularmente, para ejercer sus derechos como Titular de los Datos Personales suministrados a HIPLANTRO, el Titular podrá contactarse con el área de Servicio al cliente, mediante el envío de un correo electrónico a servicioalcliente@hiplantro.com

 

XIII.          MODIFICACIONES

 

HIPLANTRO se reserva el derecho a modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.

 

XIV.          VIGENCIA

 

La presente política de datos entra a regir a partir del día primero de noviembre de 2021

 

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de HIPLANTRO, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales.

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